Un estudio reciente sobre los usos del software de eventos en la industria de la gestión de eventos muestra que los planificadores de eventos están adoptando el uso de diversas tecnologías para ayudar a planificar y gestionar sus eventos. La investigación se realizó en línea, durante el mes de noviembre de 2009. Se pidió a los participantes que calificaran el tipo de software de eventos que utilizan con regularidad. Las cuatro herramientas más populares fueron:
– Publicidad por correo electrónico
– Registros en línea
– Encuestas en línea
– Informes y análisis de eventos.
El 13% de los encuestados dijo que el uso del marketing por correo electrónico es ahora una de las principales herramientas de software de eventos que se utilizan para ayudar a organizar sus eventos. Este aumento en el uso se puede atribuir a la creciente sofisticación de estas herramientas, así como a su capacidad para proporcionar un método rentable de promoción durante la recesión actual.
El marketing por correo electrónico se puede utilizar para promocionar un evento por adelantado, para enviar invitaciones personalizadas específicas y para administrar encuestas de delegados después de que se haya realizado el evento. El software de marketing por correo electrónico ahora puede rastrear la cantidad de correos electrónicos abiertos, eliminados, enlaces en los que se hizo clic, si el correo electrónico se reenvió a otra persona y muchas otras métricas. Esto permite a los administradores de eventos aprender de sus campañas anteriores, lo que ayuda a convertir futuras promociones en campañas más rentables y efectivas.
Vinculado a una base de datos o a un sistema CRM, el marketing por correo electrónico facilita aún más la selección de destinatarios/delegados. La base de datos se puede segmentar en diferentes grupos, con el mensaje de invitación por correo electrónico adaptado en consecuencia. La integración de la herramienta de software de correo electrónico con un sistema CRM también significa que los datos de contacto permanecerán actualizados en todo momento, actualizados automáticamente a medida que cambia la información de contacto.
Dado que el marketing por correo electrónico ahorra costos de impresión y franqueo, también se está convirtiendo en el método elegido por las organizaciones que desean reducir el costo de sus eventos, al tiempo que brinda una opción para promover eventos más éticos con menores emisiones de carbono.
Una vez que ha ocurrido el evento, los administradores de eventos pueden usar su herramienta de marketing por correo electrónico para enviar encuestas de seguimiento. Estos se pueden personalizar en función del delegado y se pueden generar automáticamente después del evento. Un enlace en el correo electrónico dirigirá al delegado a una página web donde podrá completar una encuesta en línea. Los administradores de eventos pueden rastrear fácilmente quién ha realizado la encuesta y quién aún no ha leído el correo electrónico de la encuesta; permitiéndoles hacer sus llamadas de seguimiento más productivas.
Más de la mitad de todos los encuestados (56 %) también dijeron que la capacidad de permitir que los delegados se registren en línea también era una parte importante de la gestión moderna de eventos. El registro de eventos en línea permite a los delegados administrar su propio proceso de registro; al eliminar a los administradores de eventos de este paso, les permite concentrarse en áreas más productivas. Los formularios de registro en línea se pueden personalizar para el evento individual, asegurando que los datos específicos requeridos de los delegados se obtengan fácilmente. Los formularios de registro también se pueden guardar como plantillas, lo que permite reproducirlos fácilmente para futuros eventos similares.
Dirigir a los delegados al sitio web anfitrión para registrarse también ayuda a aumentar el tráfico del sitio web y se puede usar junto con promociones en línea para ayudar a aumentar las visitas al sitio web y las conversiones en línea en otras áreas.
El uso de software de eventos para ayudar a gestionar parte o la totalidad del proceso de gestión de eventos se puede ampliar para cubrir el análisis posterior al evento. Garantizar que los eventos generen un alto ROI es una de las métricas clave con las que se miden los administradores de eventos. Ser capaz de medir de manera efectiva el ROI y otros KPI de manera rápida y eficiente ahora es algo que exigen los planificadores de eventos. El uso de software de gestión de eventos para crear informes posteriores al evento de manera rápida y precisa significa que los planificadores de eventos pueden medir de manera efectiva el éxito de sus eventos.
Usadas junto con las encuestas por correo electrónico mencionadas anteriormente, las herramientas de informes de eventos pueden medir métricas de eventos como:
Registros de asistencia o delegados
Razón de gastos a ingresos
Tasa de conversión de invitaciones enviadas versus registros de delegados
· Delegar la cantidad y calidad de los leads
Oportunidades y ciclo de ventas
La importación automática de resultados de encuestas por correo electrónico al software de gestión de eventos permite al usuario crear informes personalizados y específicos de eventos. Estos pueden ser realizados automáticamente por el software y tienen la capacidad de profundizar en los detalles más pequeños. Muy a menudo, el proceso de generación de informes posteriores al evento puede llevar mucho tiempo, pero el uso de software de eventos para ayudar a administrar esta actividad significa que los administradores de eventos pueden ver rápida y fácilmente los resultados de sus eventos.
El software de eventos es una de las áreas de más rápido crecimiento en la industria de gestión de eventos en la actualidad. Cosechar los beneficios de la automatización y las herramientas de software en línea está ayudando a mantener a flote la industria de eventos durante esta recesión. Aumentar la eficiencia y reducir el costo de la gestión de eventos ayuda a aumentar el retorno de la inversión proporcionado a los delegados y anfitriones del evento. Muchos administradores de eventos optan por utilizar una solución completa de software de administración de eventos de extremo a extremo que incluye:
– Registros en el sitio web
– Email marketing para promoción, invitaciones y encuestas post-evento
– Producción automática de insignias
– Administracion de recursos
– Facilidades de pago en línea
– Conjuntos de informes sofisticados
Invertir en una solución de eventos completa que ofrezca todas las funciones de gestión de eventos necesarias para la planificación de eventos puede ayudar a marcar la diferencia entre un evento mediocre y un evento exitoso.
