ROI para software BPM
Las empresas implementan soluciones BPM para resolver problemas comerciales reales. Una publicación de BPM entrevistó a empresas que habían implementado una solución de BPM y encontraron:
o 100% reportó un aumento en la productividad
o 95% informó una mejor calidad de servicio
o 82% reportó costos operativos más bajos
o 82% informó tiempos de ciclo de proceso más cortos
o 80% de los encuestados dijeron que redujeron los costos operativos más de lo que esperaban
mientras que el 89% incrementó su productividad más de lo esperado.
Estas revelaciones muestran que una solución BPM ofrece muchos más beneficios que tiempos de ciclo más cortos.
A lo largo de los años, he llegado a varias conclusiones: una implementación BPM exitosa siempre dará sus frutos, y los beneficios comerciales generales logrados superan las expectativas.
El valor de la gestión de procesos de negocio
El diccionario define valor como valor relativo, mérito o importancia. Otra definición es el valor estimado o asignado. Como quiera que lo vea, necesitará estimar o asignar un valor a los beneficios.
En la categoría de costos esenciales, estas son las principales áreas a considerar:
Eficiencia – mayor productividad
Tiempos de ciclo reducidos: las solicitudes de cambio se redujeron de 45 días a 5
Costos operativos reducidos: la automatización reemplaza las tareas sin valor agregado
En la categoría de costos blandos, aquí hay algunos lugares para buscar beneficios:
Calidad de servicio mejorada – Intuitivamente sabe que esto es bueno para su negocio, ¿qué valor en dólares le pondrá?
Muévase a una oficina sin papel: como mínimo, es más fácil encontrar un documento en una computadora que en el escritorio de alguien.
Visibilidad: muchas empresas contratan «gestores de programa» para gestionar un proceso. Pasan gran parte de su día determinando el estado de algo en este proceso. El software de computadora puede proporcionar esta información en segundos.
Tiempo de comercialización: los beneficios clave de un tiempo de comercialización más rápido incluyen: Más ingresos; Más cuota de mercado; Más compartir del espíritu; Mejor posicionamiento del producto; etc.
Errores – Los errores siempre cuestan algo. El monto en dólares es bastante pequeño en las primeras etapas del diseño, pero cuando está listo para enviarlo al cliente, el error puede ser de millones de dólares.
Y, después de recopilar toda esta información, ¿cómo quiere ver su negocio el retorno de la inversión? Reembolso en meses? ¿Ahorro anual en dólares? ¿Valor neto real? ¿Valor futuro? ¿Tasa interna de retorno?
Costos directos
Los costos fijos son costos que ocurren todo el tiempo y son relativamente fáciles de documentar. Asegúrese de identificar todas sus suposiciones y luego generar los valores. La única discusión debe ser sobre suposiciones.
He identificado algunos lugares para buscar costos duros.
1) Tiempos de ciclo reducidos
Entrevistar a los trabajadores involucrados en el proceso. Documentar su proceso. Haga pasar este documento a los entrevistados para verificar su exactitud. Determinar la duración de cada una de las tareas de un proceso. Determina un costo para todo el proceso, o el valor de un mes o un año.
2) Automatización de ciertos pasos de un proceso
Mida el tiempo que lleva completar una actividad que se puede automatizar, luego elimine ese tiempo después de que se haya automatizado.
3) Facilidad de uso
Mida el tiempo que le toma a un usuario completar una tarea actualmente, luego mida el tiempo después de que se implemente el nuevo sistema.
4) Eliminar pasos o actividades duplicados
Se eliminará el tiempo que tomó completar el paso de duplicación.
Esta lista no pretende ser exhaustiva. Puede encontrar otros dependiendo de la cultura de su empresa.
Costos accesorios
Los costos indirectos son «ligeros» porque no ocurren todo el tiempo o tendrá problemas para ponerles un valor en dólares. Un error puede costarle muy poco o ser devastador: ¿qué número pone en un análisis de ROI? Si solo quieres ser más organizado, ¿qué número le pones?
Es más difícil asignar montos en dólares a los costos indirectos. Se vuelve muy subjetivo, pero puedo identificar algunos lugares para buscar.
La eficiencia tiene varias subcategorías.
a) Tiempo de comercialización más rápido: algunos de los beneficios de salir al mercado más rápido incluyen: más ingresos, más participación de mercado, más tracción en la mente del consumidor, posicionamiento más fácil de sus productos, comenzar a desarrollar antes una «barrera de entrada» para los competidores, etc.
b) Calidad del producto: si tiene más tiempo durante los ciclos de su proceso, debería poder mejorar la calidad de su producto.
c) Los procesos más cortos deberían reducir los costos del producto: los costos más bajos le darán más flexibilidad en la fijación de precios.
Errores/Errores: algunos errores pueden no ser tan costosos, pero sé de un contratista aeroespacial/de defensa que cometió un error que le costó $ 2 millones.
Imagen de la empresa: su eficiencia puede ser una ventaja comercializable.
Una vez más, esta lista no pretende ser exhaustiva. Puede encontrar otros dependiendo de la cultura de su empresa.
Análisis de ROI
Hay muchas maneras de visualizar su análisis de ROI.
Una forma es tomar información conocida y extrapolar la cantidad. Según InformationWeek, los ingenieros dedican el 25 % de su tiempo a buscar información. Si tiene 10 ingenieros a los que se les paga $ 100,000 al año, podría ahorrar $ 250,000 al año si no tuviera papel.
De otra manera, InformationWeek dice que el 75% de los proyectos de una empresa no terminan a tiempo. Podría ver los costos de los sobrecostos y cancelaciones de proyectos.
Por otro lado, muchos estudios indican que gestionar una solicitud de cambio de forma manual cuesta 2.500 dólares. Una solución automatizada costaría un orden de magnitud menos. Si genera 1000 solicitudes de cambio por año, podría ahorrar $250 000 por año con un sistema automatizado.
Y, por lo general, he creado una hoja de cálculo de ROI muy completa para trabajar en soluciones de gestión de procesos empresariales.
Contiene 4 secciones principales:
Saltar
La sección Bóveda se ocupa de la información. ¿Cómo verá o accederá a la información en la bóveda? Cuánto tiempo se tarda ?
Tratar
La sección Proceso se ocupa de las tareas. ¿Qué tareas se realizarán? Cuánto tiempo se tarda ? ¿Qué información necesitarán para completar la tarea? ¿Cuánto tardan en conseguirlo? ¿Qué información crearán como resultado de sus tareas? Cuánto tiempo se tarda ?
Colaboración
La sección de Colaboración trata de nuevo con la información. ¿Cómo compartirá la información con otros? ¿Qué información compartirás? ¿Van a trabajar juntos en alguna información? Cuánto tiempo se tarda ?
Resultados
Dado que las empresas tienen diferentes puntos de vista sobre cómo quieren ver un retorno de la inversión, he creado una hoja de cálculo que genera los resultados más comunes: ahorros anuales; Amortización en meses/años; Valor neto real; ROI en porcentaje; y tasa interna de retorno.
Un análisis exhaustivo del ROI probablemente incluiría una hoja de cálculo con los dólares duros y podría incluir una pestaña para los costos blandos o un documento separado que identifique los problemas de costos blandos con una determinada cantidad evaluada.
conclusión
Llevo casi 20 años apoyando a prospectos/clientes en análisis de ROI.
1) En estos 20 años, nunca he visto una solución BPM que no se pague sola.
Por ejemplo, el simple proceso de gestionar la creación de documentos legales [our smallest ROI] llegará en unos 6 meses. Por otro lado, un contratista ahorra alrededor de $1 millón por año.
2) La mayoría de nuestros clientes dicen que los beneficios comerciales generales que han recibido de su solución BPM han superado sus expectativas.
3) Después de usar nuestra solución BPM por un tiempo, se dan cuenta de que la gestión de procesos comerciales podría ser su ventaja competitiva.
