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Puede resultar difícil saber por dónde empezar a la hora de comprar un sistema de gestión del ciclo de vida (CLM). Más de 90 sistemas CLM figuran en sitios de reseñas como G2. Algunos están diseñados pensando en el Departamento de Justicia, mientras que otros están diseñados pensando en las compras o los equipos de compras.
¿Qué separa a los buenos sistemas CLM de los malos?
Entonces, ¿qué caracteriza a un buen CLM? La respuesta final es que los excelentes sistemas CLM ayudan a un equipo legal a lograr sus objetivos de retorno de la inversión (ROI) y rentabilidad. Un gran CLM creará grandes resultados para la organización. Ayuda a su equipo a hacer lo siguiente:
- Mejore el desempeño de su contrato
- Reduzca el riesgo y aumente el cumplimiento
- Obtenga más visibilidad de su cuenta de contrato
- Controlar la velocidad del cambio
Mejore el desempeño de su contrato
Un buen sistema CLM le ayudará a trabajar de forma eficiente en todas las etapas del ciclo de vida del contrato. Alrededor del 80 por ciento del trabajo contractual de un abogado se realiza en la fase previa a la firma, por lo que esta es una parte fundamental del ciclo de vida para encontrar el trato adecuado. Los pasos en esta sección son los siguientes:
- Inicio: La empresa define la necesidad en un contrato o en un documento de un tercero.
- Revisión/negociación: Dando un paso atrás, tu empresa y otra parte redactarán las cláusulas.
- Aprobaciones: Es un proceso difícil cuando se requieren muchas aprobaciones.
- Firma: recopile firmas de todos los firmantes, generalmente de forma electrónica. Absolutamente 90% de los grupos de Derecho un dispositivo de firma electrónica.
Al calcular el ROI de una posible solución CLM, considere cuánta energía puede aportar a estos valiosos aspectos del trabajo de su equipo. Hay muchas diferencias entre ellos y desea elegir una herramienta que ayude a su equipo a trabajar de la manera más eficiente y efectiva posible. La tecnología detrás del dispositivo es una gran idea. La inteligencia artificial (IA genética) puede ayudar e informar el proceso de redacción, revisar documentos, extraer datos y analizar contratos para identificar e identificar posibles errores, oportunidades y palabras negativas.
Reduzca el riesgo y aumente el cumplimiento
El contrato sigue siendo un documento vivo durante toda su vigencia. El equipo legal y comercial debe almacenar los documentos en un depósito de contratos designado y administrarlos de acuerdo con los procedimientos. Esto incluye informar sobre el contenido y el estado del contrato, gestionar y monitorear su desempeño, realizar un seguimiento de los hitos, garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones y gestionar los cambios y correcciones.
Su sistema CLM le facilitará estar al tanto de todas estas responsabilidades para reducir eficazmente el riesgo de incumplimiento para su empresa. Si no cumple con una obligación, puede pagar multas o perder un cliente o socio. Si la otra parte no cumple, usted puede perder la oportunidad de ganar dinero o ahorrar.
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Obtenga más visibilidad de su cuenta de contrato
Al final de cada período de contrato, usted y sus colegas deciden renovarlo, rescindirlo o renegociarlo. Su sistema CLM debería ayudarle a tomar estas decisiones, porque puede ver cómo va el trabajo y compararlo con las condiciones que ha recibido recientemente.
Sin embargo, un sistema CLM le lleva más allá de los contratos individuales y le ayuda a comprender toda su cartera. Algunos sistemas utilizan IA para analizar rápidamente grandes volúmenes de contratos. La IA puede traducir su cartera en análisis e información que le ayuden a detectar patrones y tendencias en sus contratos.
Si la analítica es importante para su departamento y su empresa, debe incluirla en su evaluación de los sistemas CLM.
Controlar la velocidad del cambio
Su decisión sobre un sistema CLM no se basa solo en la tecnología y la interfaz de usuario. También debe pensar en cómo trabajará con el proveedor y cuánto trabajo puede organizar y gestionar la velocidad del cambio.
Es tentador sumergirse en todos los detalles de su solución CLM a la vez, pero tómelo con calma. Una vez que el equipo y la empresa hayan completado las funciones iniciales y los cambios en el flujo de trabajo, podrá continuar construyendo. Decida qué características implementar una vez que se satisfagan las necesidades anteriores, luego decida qué características se ajustan a sus objetivos y visión.
Elige un sistema que te permita trabajar de manera eficiente y mejorar el desempeño de tu equipo. Esta es una mejor manera de crear nuevos procesos y garantizar una implementación y adopción exitosas. Asóciese con un proveedor que tenga las características necesarias para satisfacer verdaderamente sus necesidades de CLM y maximizar la adopción y el valor que obtiene de una nueva solución tecnológica.
La mejor solución CLM lo ayudará a generar el retorno de la inversión que esperan sus partes interesadas y a su equipo para brindar el mejor servicio y colaboración al negocio. Le ayudará a mejorar el desempeño de su contrato, reducir su riesgo, mejorar su cumplimiento y brindarle más información sobre su cartera de contratos. Y podrás avanzar a tu propio ritmo para mejorar tu gente, tu trabajo y tu tecnología.
__________________________________________________________________________Thomson Reuters envió un error solución CLM de extremo a extremo permitiendo a los departamentos legales una visibilidad total de los activos del contrato, produciendo documentos personalizados más rápido y la capacidad de gestionar riesgos y obligaciones con flujos de trabajo optimizados.
