(TNS) — Davenport está actualizando sus políticas sobre solicitudes de registros, incluido el cambio de tarifas y la solicitud de fondos para solicitudes grandes, y aclarando que las solicitudes deben presentarse electrónicamente a través de su portal en línea.
El personal dijo que las nuevas políticas aclararán y agilizarán el proceso y recuperarán los costos para completar solicitudes de correos electrónicos y documentos que requieren mucho tiempo.
La ley de registros abiertos de Iowa permite a las personas copiar e inspeccionar la mayoría de los registros gubernamentales y más.
El número de solicitudes de registros emitidas por Davenport ha aumentado en los últimos años, aunque disminuyó ligeramente el año pasado, según el secretario adjunto de Davenport, Brian Krup.
La administración de la ciudad de Davenport, excluyendo el departamento de policía, recibió 299 solicitudes en 2020, 420 solicitudes en 2021, 342 solicitudes en 2022, 594 solicitudes en 2023, 641 solicitudes en 2024 y 547 solicitudes en 2025.
El departamento de policía tiene un portal de solicitud de registros independiente. Krup dijo que el departamento de policía recibió 2,603 solicitudes en 2025, y cuando se complete la dotación de personal, se contratarán 11 personas para ayudar con las solicitudes de registros.
Algunas aplicaciones requieren más tiempo que otras.
Ejemplos de solicitudes formales, que toman menos de 30 minutos, son una lista de permisos de construcción para el mes, violaciones de leyes abiertas o activas para una propiedad, copias de certificados de ocupación y la primera parte de las evaluaciones ambientales del sitio. Estos a menudo se solicitan como parte del proceso de diligencia debida para transacciones inmobiliarias, dijo Krup.
La ciudad también recibe solicitudes de propiedad. En un ejemplo, alguien solicitó todos los correos electrónicos y mensajes de texto enviados y recibidos por un empleado de nivel ejecutivo durante los últimos 16 meses, lo que resultó en 4000 correos electrónicos. Otro pidió toda la información sobre un funcionario electo para un mandato de cuatro años, lo que resultó en 80.000 correos electrónicos.
Krup dijo que el personal de la ciudad debe revisar cada correo electrónico en busca de información confidencial. La información de identificación personal, como números de Seguro Social, números de licencia de conducir, números de teléfono personales o direcciones de correo electrónico, se considera confidencial, al igual que la mayoría de la información contenida en un expediente personal o en el resultado del trabajo de un abogado.
Un tercer borrador de la extensa solicitud de Krup de un informe de 2006 se presentó en el juzgado del condado de Scott. Krup dijo que la ciudad intentó encontrar el informe de hace dos décadas en los archivos de la ciudad, pero no pudo.
La nueva política operativa, la número 5.1, entró en vigor este miércoles. El fiscal municipal Sam Huff dijo que la nueva política se basa en las pautas de la Junta de Información Pública de Iowa.
Según la nueva política, los solicitantes de registros que envíen electrónicamente deben utilizar la plataforma en línea JustFOIA de la ciudad. Las solicitudes también se pueden presentar por escrito, llamando a la secretaría adjunta o personalmente en el Ayuntamiento. Ese cambio se debe, en parte, dijo Krup, a que la gente está intentando solicitar registros a través de Facebook Messenger.
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La ciudad también está revisando sus costos y solicitando financiación antes de proceder con la tan esperada propuesta.
Para las solicitudes que tardan más de 30 minutos en completarse, la ciudad está cambiando de un programa de tarifas por hora a una tarifa por hora para el empleado que procesa la solicitud.
Anteriormente, el rango salarial era de $22 por hora para un trabajador administrativo, $33 por hora para un administrador y $40 por hora para un departamento legal para revisar y redactar información confidencial.
Ahora, se compilará en función de los empleados que ejecutan la aplicación. La ciudad proporcionará el pago por adelantado antes de compilar los registros.
«El propósito de la compensación es recuperar los costos», dijo el fiscal municipal Sam Huff a los miembros del consejo. «Esto no será un obstáculo para los registros. Por eso siempre tratamos de tomar decisiones del lado conservador. Pero tampoco queremos hablar bajo la historia. Nadie quiere tomar una historia y luego dudar cuando intenta obtener los registros.
El tiempo del personal jurídico, que según el código es más caro, sólo puede dedicarse a los registros que se encuentran en la oficina jurídica o que se están corrigiendo por información confidencial conocida.
El personal de la ciudad dijo que la nueva política aumentará los costos.
Los primeros 30 minutos que el empleado dedica a la aplicación son gratuitos. Si varias agencias están trabajando para recopilar información sobre una solicitud, la nueva política aclara que no se puede facturar a cada empleado por los primeros 30 minutos.
Según la nueva política, los solicitantes ahora también deben pagar un depósito antes de que los empleados puedan comenzar a presentar la solicitud. Si se necesita menos tiempo para compilar los registros, se reembolsará el monto adicional del depósito.
Anteriormente, la ciudad informaba a los solicitantes las tarifas por adelantado y luego pagaba cuando los registros estaban listos para ser presentados. Según esa política, la ciudad se ocupará de los casos en los que se dedican horas a recopilar registros y el solicitante se niega a pagar. Esto significa simplemente mantener registros.
Otras políticas para solicitudes de registros están sujetas a cambios.
Otra novedad, dijo Krup, es que la ciudad no continuará notificando a los solicitantes a través del sistema JustFOIA una vez que se complete la solicitud. Si el solicitante desea solicitar un nuevo registro, deberá presentar una nueva solicitud.
«El trabajo del consejo es proporcionar registros», dijo Krup. «Y no tenemos ninguna obligación legal de seguir hablando con un solicitante una vez que se haya presentado la solicitud».
Krup dijo que el solicitante puede enviar un correo electrónico al personal de la ciudad con preguntas de seguimiento.
Las solicitudes de mantenimiento de registros también están cambiando. En el futuro, las solicitudes permanecerán en el sitio web JustFOIA de la ciudad durante dos años, dijo Krup. Hasta ahora, la ciudad ha almacenado siete años de solicitudes JustFOIA.
Concejal general. Jazmin Newton pidió datos sobre el número de solicitantes, no sobre el número de solicitudes, y alentó al personal de la ciudad a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a registrar las solicitudes.
«Cuando dices que algunos de estos son 4.000 u 80.000 correos electrónicos, es un gran problema, y creo que necesitamos tener eso», dijo Newton.
El administrador de la ciudad, Tim Gleason, dijo que las cifras serán útiles para determinar si la ciudad necesita contratar personal para ayudar con las solicitudes de la FOIA, las cuales, según dijo, estarán disponibles próximamente.
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