Cuando se prepare para entregar su próxima presentación de PowerPoint, su audiencia debe ser la primera en su lista de consideraciones. Desafortunadamente, demasiados presentadores molestan a su audiencia. Una encuesta en línea de 688 personas que ven regularmente presentaciones de PowerPoint reveló las siguientes molestias principales (elemento y porcentaje de encuestados que mencionaron este elemento como una de sus tres molestias principales):
El ponente nos lee las diapositivas 62,0%
Texto tan pequeño que no pude leerlo 46.9%
Diapositivas difíciles de ver debido a la elección del color 42,6%
Oraciones completas en lugar de viñetas 39,1%
Texto o gráficos en movimiento o voladores 24,8 %
Diagramas o tablas demasiado complejas 22,2%
Los cuatro errores más molestos son los mismos que los de una encuesta similar de 2003, lo que sugiere que los presentadores no están mejorando mucho en la presentación de información clara de una manera atractiva.
La encuesta también solicitó comentarios escritos además de la clasificación, y 415 personas escribieron con ideas adicionales. Los comentarios cubrieron una amplia gama, pero los más comunes fueron en tres áreas:
1. Entrega de presentaciones de PowerPoint
Muchos miembros de la audiencia escribieron para comentar cómo la entrega de la presentación de PowerPoint fue un gran problema. Las áreas de mayor preocupación fueron:
a) El uso de PowerPoint cuando hubiera sido preferible otro medio de comunicación. Con demasiada frecuencia, parece que PowerPoint es el método predeterminado de comunicación y la gente ha olvidado que una simple nota o una conversación individual sería mucho mejor.
b) El presentador no está familiarizado con la forma de presentar utilizando el equipo. Los comentarios mencionaron la falta de conocimiento de muchos presentadores sobre cómo iniciar una presentación sin problemas y mantener el flujo durante la presentación cuando se usa PowerPoint.
c) El presentador no está listo para agregar a lo que dicen las diapositivas. Esto parece deberse a que el presentador no conoce bien el tema, o al mal uso de PowerPoint como un teleprompter donde se lee el discurso a la audiencia (haciéndose eco de la mayor vergüenza en el ranking).
2. Mal diseño de la diapositiva
Incluso cuando el presentador está preparado y bien informado, el diseño de diapositivas deficiente confunde a los miembros de la audiencia. Se centraron en estas áreas como de mayor preocupación:
a) La mala selección de colores y fuentes hace que las diapositivas sean difíciles de ver. Aunque una computadora tiene la capacidad de producir millones de colores y cientos de fuentes, no deben usarse todas juntas. Los colores deben tener suficiente contraste para ser vistos y las fuentes deben ser claras y fáciles de leer cuando se proyectan. Si la audiencia no puede entender lo que se está proyectando, las imágenes no sirven de nada.
b) El uso inadecuado del patrón de diapositivas y el diseño de las diapositivas da como resultado una apariencia inconsistente de las diapositivas durante la presentación. Las audiencias buscan consistencia cuando presentan la apariencia básica y el diseño de las diapositivas. Esto hace que sea más fácil seguir la presentación. Con demasiada frecuencia, adivinan cómo se verá la siguiente diapositiva y se ven obligados a buscar en cada diapositiva ideas relevantes.
c) Los fondos deben ser limpios y discretos. El público descubre que los fondos que contienen muchos gráficos, símbolos y texto distraen la atención de la información que se supone que debe estar en el centro de la diapositiva. También comentaron cómo las diapositivas en blanco y negro son demasiado brillantes y requieren un color y un diseño simples para que sean atractivas.
3. Uso excesivo de las funciones de PowerPoint
Cada versión de PowerPoint parece contener más y más funciones diseñadas para facilitar la adición de gráficos llamativos, animaciones y multimedia a las presentaciones. Y demasiados presentadores piensan que solo porque la función está ahí, deberían usarla. La audiencia tenía claro que usar animación para entretener en lugar de informar o agregar segmentos de audio o video multimedia para mostrar el talento de los presentadores era innecesario y ciertamente restaba valor al mensaje que se estaba presentando.
Millones de dólares desperdiciados cada año en audiencias aburridas
A los encuestados también se les preguntó cuántas presentaciones ven y con qué frecuencia ocurren estos molestos errores. producirse. Y las noticias para este grupo de miembros de la audiencia de presentación frecuente no son buenas. Un tercio de este grupo dijo que más de la mitad de las presentaciones que ven sufren de estos elementos de distracción y otro tercio de este grupo dijo que al menos una de cada cuatro presentaciones tenía elementos de distracción. Esto sugiere que un porcentaje significativo de los 30 millones de presentaciones de PowerPoint estimadas que se hacen todos los días entran en la categoría aburrida. Una presentación aburrida desperdicia el tiempo de los asistentes y genera una gran cantidad de reelaboración porque las ideas no se comunican con claridad. Este tiempo perdido asciende a decenas de millones de dólares cada año. Y ese es dinero que se puede ahorrar creando y entregando mejores presentaciones de PowerPoint.
¿Qué se puede hacer?
Los presentadores deben centrarse en tres cosas que les ayudarán a comunicarse con mayor claridad cuando utilicen PowerPoint:
1. Prepare un diseño de diapositiva simple con colores contrastantes y fuentes claras. Use un diseño similar para cada diapositiva para que la presentación sea consistente para la audiencia.
2. Simplifique el contenido de su diapositiva. Use menos texto, más gráficos e intente hacer menos en cada diapositiva. Mantenga las diapositivas enfocadas y la audiencia podrá seguir mejor su mensaje.
3. Prepárese para la presentación. Aprenda a usar el equipo y conozca su tema lo suficientemente bien como para que su presentación se convierta en una conversación con la audiencia en lugar de recitar un discurso.
Si mantiene a la audiencia en el centro de su presentación, con el objetivo de comunicarse claramente con ellos, puede mejorar enormemente sus presentaciones de PowerPoint.
