Si está acostumbrado a escribir propuestas, ya sabe cómo crear una propuesta para responder a RFP.
Pero cuando su organización ofrece una subvención o busca contratistas para brindar servicios o productos, también puede usar estas habilidades para crear una solicitud de propuestas (RFP) para solicitar propuestas de otros.
El proceso de selección será mucho más sencillo si proporciona a sus posibles encuestados una estructura propuesta y una lista de información para ayudarlos a enviarle propuestas detalladas y legibles.
Si alguna vez respondió a una RFP, conoce el proceso de respuesta: lee los requisitos de la RFP, luego selecciona las plantillas que desea usar en su propuesta, las ensambla y las completa.
Para crear una RFP, simplemente cree una lista de temas de propuesta hasta que tenga toda la información en el orden en que desea recibirla de los encuestados de la RFP. Una técnica popular es pensar como el autor de la propuesta y seleccionar todos los temas que incluiría si estuviera respondiendo a su propia RFP. Esto lo ayudará a decidir qué temas importantes desea que los oradores le cuenten sobre sus productos, servicios y soluciones.
Puede usar la lista de encabezados de capítulos y parte de la información y sugerencias en estas páginas para crear un esquema para su RFP, luego complete las páginas de temas con la información que solicita en forma de una serie de preguntas.
Revise cuidadosamente toda la información que necesita recibir de los encuestados para que pueda elegir efectivamente a un ganador. Si el proyecto que está realizando o la subvención que está ofreciendo es relativamente simple, puede poner toda la información que necesita en una página. Pero si el proyecto que está considerando es complejo, también puede usar una RFP más larga para indicar el problema que está tratando de resolver, la necesidad que desea cubrir o la oportunidad que desea aprovechar; y los requisitos y el cronograma para el proceso de RFP.
Entonces, una RFP podría verse así:
Página de introducción, donde presenta la subvención o el proyecto y la organización que solicita propuestas, y proporciona información de contacto.
Página de Declaración de problemas, Evaluación de necesidades u Oportunidades, donde se describe el problema a resolver o la oportunidad disponible.
Página de requisitos, donde enumera los requisitos que deben cumplir los encuestados de la oferta. Estos pueden incluir especificaciones de productos o procesos, requisitos de ubicación, restricciones presupuestarias o de tiempo, experiencia o certificaciones requeridas, y más.
Página de resumen sugerida para la propuesta, donde enumera todos los temas que desea ver en las propuestas, junto con información sobre los detalles que debe contener cada página. De esta manera, puede enviar una descripción general de los temas y las preguntas como una lista con viñetas en lugar de incluir todos los temas reales que seleccionó en el proceso anterior.
Página de calendario, donde indicas la fecha límite para el envío de la propuesta, así como el método y la dirección de envío, y la fecha en que se seleccionará un ganador, así como tu metodología para publicar los resultados.
Cuanto más específica y detallada sea su RFP, más probable es que reciba toda la información que necesita para tomar una buena decisión. También pasará menos tiempo en el teléfono o correo electrónico respondiendo a las preguntas de los encuestados sobre la información que desea, o pidiendo a los encuestados más detalles sobre las propuestas que han enviado.
Al igual que una propuesta, debe revisar la RFP para asegurarse de que suene y se vea como un negocio y lo represente profesionalmente. Una vez que haya incluido toda la información que necesita para decirle al mundo lo que está buscando y por qué, empaque las páginas de RFP en un PDF y envíelo o adjúntelo a un sitio web para descargarlo.
También puede crear una Matriz de cumplimiento para crear su propia lista de elementos que deben abordarse en las respuestas a RFQ. A medida que califica cada respuesta, puede marcar y clasificar todos los elementos a medida que los encuentre en las respuestas. La creación de un sistema de clasificación también puede ayudarlo a evaluar de manera objetiva las solicitudes de propuestas complejas.
Es importante tener en cuenta que cada persona y empresa que escriba sus propuestas debe tener su propia copia con licencia del producto de redacción de propuestas que esté utilizando. Esto significa que no puede enviar plantillas con licencia de otras empresas solo para que su empresa las complete y se las envíe como su propia propuesta enviada. Si está utilizando un kit de materiales de redacción de propuestas (es decir, un kit de propuestas) para crear su RFP, puede sugerir que sus encuestados obtengan su propio kit para crear su respuesta si aún no han implementado un sistema de redacción de propuestas. Esto puede aumentar sus posibilidades de obtener respuestas que sean más consistentes en cuanto a apariencia, presentación y diseño, lo que puede facilitar el proceso de evaluación de la propuesta.
